Règlements

Adoptés par le Conseil d'administration les 23 octobre et 5 novembre 2012.

Ratifiés par les membres lors de l'assemblée générale du 23 novembre 2012.

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1. CONSEIL D'ADMINISTRATION

1. Le Conseil d'administration doit :

1.1. Prendre des mesures et rendre des décisions qui peuvent être nécessaires pour implanter pleinement les décisions et les instructions des membres de l'APTPUO, et conduire les affaires courantes de l'Association entre les assemblées générales annuelles des membres.

1.2. Faire respecter la Constitution, les Règlements et représenter les intérêts de l'APTPUO relativement aux accords avec l'Université d'Ottawa

1.3. Être responsable de la gestion et du traitement de tous les griefs, selon les stipulations de la Convention Collective, et afin de surveiller que la Convention Collective soit respectée par l'Université

1.4. Établir, en plus des comités mandatés par la Constitution, tout comité ad hoc considéré comme approprié pour les besoins et les objectifs de l'APTPUO

1.5. S'assurer que chaque membre du CA soumette un rapport à chaque réunion du CA

1.6. S'assurer que les membres du CA assistent régulièrement aux réunions.

1.6.1. Le Conseil d'administration déclarera comme vacante le poste de tout membre du CA qui est absent pour trois réunions consécutives ou de remplir leurs responsabilités tel que stipulé dans les Règlements sans raison valide acceptée par le CA par une majorité des deux-tiers.

1.6.2. Le CA, par vote des deux-tiers en faveur, suspendra le membre du CA et le remplacera par un substitut, tel que stipulé dans la Constitution.

1.6.3. Dans le cas d'absences multiples avec raison valide, le CA et le membre du CA pourront s'entendre sur une non-rémunération des honoraires dudit membre pour la période au cours de laquelle ledit membre est absent.

2. HONORAIRES

2.1. Chaque membre du CA recevra des honoraires.

2.2. Les Vice-Présidents, le Trésorier, le Secrétaire et les Agents de griefs recevront l'équivalent d'une nomination et demie (1,5) par année.

2.3. Le Président recevra l'équivalent de deux nominations et demie (2,5) par année.

2.4. Une nomination est égale au taux de base pour un cours de trois crédits, incluant 4% de paie de vacances.

2.5. Les honoraires seront payés à la fin de chaque trimestre.

2.6. Chaque membre du CA recevra une compensation pour un permis de stationnement au taux exigé par l'Université d'Ottawa.

3. RESPONSABILITÉS DES MEMBRES DU CONSEIL

3.1 Le président doit :

3.1.1 Être le porte-parole officiel de l'APTPUO, soumis à la direction du Conseil d'administration

3.1.2 S'assurer que les membres du Conseil respectent la Constitution et les Règlements de l'APTPUO

3.1.3 Présider toutes les réunions du Conseil et maintenir l'ordre

3.1.4 Décider toutes les motions d'ordre et de procédures (sous réserve d'appel en vertu des règles d'ordre Robert)

3.1.5 S'assurer que tous les membres du Conseil exercent leurs fonctions assignées

3.1.6 Combler les postes vacants des comités où des élections ne sont pas nécessaires, sous réserve de confirmation par le Conseil.

3.1.7 Convoquer les réunions de l'unité de négociation pour tenir les votes relatifs aux propositions de négociation, aux grèves et aux ratifications

3.1.8 Convoquer la réunion générale annuelle des membres et les réunions générales spéciales des membres.

3.1.9 Être un membre ex-officio de tous les comités de l'APTPUO

3.1.10 Être responsable de la supervision du personnel de l'APTPUO

3.2 Le vice-président interne doit :

3.2.1 Être responsable des fonctions du Président lors de son absence

3.2.2 Prêter assistance au Conseil, aux comités ou aux membres, selon les directives du Conseil

3.2.3 Assurer une communication efficace et la mobilisation des membres, à l'appui du Conseil, des comités ou des membres, selon les directives du Conseil

3.2.4 S'assurer que le site Internet et tout autre moyen de communication soient actualisés et efficaces

3.2.5 Aider à l'organisation d'activités pour les membres tels que des sessions d'orientation, activités sociales et cérémonies pour prix

3.3 Le vice-président externe doit :

3.3.1 Assurer les relations, conjointement avec le Président, avec d'autres syndicats et des groupes sur le campus

3.3.2 Prêter assistance au CA, comités ou membres, tel qu'indiqué par le CA

3.3.3 Assister, au nom de l'APTPUO, aux réunions, comités et activités de l'Université

3.3.4 Être responsable de la coordination et de la production des communiqués et autres communications externes

3.3.5 Assister dans l'organisation des activités pour les membres, telles les séances d'orientation, rencontres sociales et cérémonies pour prix

3.4 Le trésorier doit :

3.4.1 Préparer et présenter, après adoption des documents préliminaires par le Conseil, un budget pour l'exercice financier à venir et un rapport sur la situation financière de l'APTPUO à la réunion générale annuelle des membres

3.4.2 Collecter toutes les recettes, les cotisations et les relevés, et déposer promptement toute somme à la caisse/banque de l'APTPUO. S'assurer du paiement de tous les salaires et honoraires, retenues sur la paie et versements, et tous autres paiements autorisés par les membres ou le Conseil

3.4.3 Responsable de maintenir, d'organiser, de sauvegarder et d'enregistrer tous les documents justificatifs, autorisations, factures ou pièces justificatives pour chaque versement effectué, reçus pour tous les fonds ainsi que les documents justificatifs pour tous les revenus reçus

3.4.4 Enregistrer toutes les transactions financières de façon acceptable au Conseil et conformément aux bonnes pratiques de comptabilité

3.4.5 Faire un rapport financier complet lors des réunions du Conseil, y compris une liste imprimée de tous les chèques/dépenses et les activités du compte bancaire d'investissement depuis la dernière réunion du Conseil

3.4.6 Être l'un des trois officiers signataires désignés par le CA, et s'assurer que tous les chèques soient signés par deux membres du CA qui ont l'autorisation pour les signer

3.4.7 Rendre les comptes disponibles pour vérification

3.4.8 Se familiariser avec les politiques fiscales/financières de l'Université afin d'être en mesure de conseiller le Conseil et les membres sur ces questions

3.4.9 Avoir la responsabilité principale pour l'administration des prix et des demandes de subvention de l'APTPUO

3.5 Les agents de griefs doivent :

3.5.1 Gérer et traiter tous les griefs et autres actions connexes visant à faire respecter la Convention Collective de l'APTPUO

3.5.2 Documenter tous les griefs et requêtes en temps opportun. Ces documents doivent être conservés dans les dossiers de l'APTPUO

3.5.3 Répondre aux requêtes des membres de façon confidentielle et en temps opportun, en donnant des conseils sur les droits et les responsabilités des membres en vertu de la Convention Collective de l'APTPUO

3.5.4 Faire des présentations sur la Convention Collective à des séances d'orientation, des ateliers et d'autres événements de l'APTPUO

3.6 Le secrétaire doit :

3.6.1 Tenir un compte-rendu complet, exact et impartial des discussions de toutes les réunions des assemblées générales annuelles, des assemblées générales spéciales et du CA, et présenter ces rapports écrits en temps opportun

3.6.2 Préparer l'ordre du jour et les documents connexes pour chaque réunion du Conseil

3.6.3 Garder un registre de toutes les propositions adoptées à toutes les réunions, et le rendre disponible pour consultation au cours de toutes les réunions du Conseil.

3.6.4 Enregistrer toutes les modifications des documents constitutifs

3.6.5 Être responsable de l'affichage d'un avis annonçant une réunion du Conseil, d'une assemblée générale annuelle des membres ou d'une assemblée générale spéciale des membres

3.6.6 Coordonner, avec le président, les réponses aux correspondances et remplir les autres tâches de secrétariat tel qu'indiqué par le Conseil

3.6.7 Classer une copie de toutes les lettres envoyées et conserver toute communication en archives

3.6.8 Effectuer des tâches supplémentaires afin d'assurer une communication efficace et la mobilisation des membres, à l'appui du Conseil, des comités ou des membres tel qu'indiqué par le Conseil

3.6.9 Faire les préparatifs nécessaires avec le président et le VP interne pour la réunion des assemblées générales annuelles des membres et des réunions des assemblées générales spéciales des membres, incluant les élections

3.6.10 S'assurer que les ressources nécessaires soient disponibles pour les élections

4. CANDIDATURES ET ÉLECTIONS

4.1 L'élection des membres du Conseil d'administration et des membres du Comité de négociation aura lieu une fois par année à la réunion annuelle des membres, normalement tenue lors de la dernière semaine de novembre mais à tenir au plus tard lors de la première semaine de décembre.

4.1.1 Les membres du Conseil sont élus pour un mandat de deux ans. Les élections sont décalées, de sorte que les trois postes du Conseil seront ouverts pour élections une année sur deux, et les quatre autres postes, l'année suivante.

4.1.2 Les membres du Comité de négociation sont élus pour un an.

4.1.3 Les substituts pour le Comité de négociation et le Conseil sont les candidats avec le plus de votes et qui n'ont pas été élus

4.1.4 Dans le cas où un membre du Conseil démissionne, le substitut doit devenir un membre du Conseil jusqu'à la prochaine élection à l'Assemblée générale annuelle des membres.

4.2 Les mises en candidature pour les postes du Conseil et du Comité de négociation doivent être ouvertes dès le premier jour de novembre et sont acceptées jusqu'au moment où le processus de mise en candidature est fermé par le modérateur à l'Assemblée générale annuelle des membres.

4.2.1 Les formulaires de candidature peuvent être obtenus au Conseil de l'APTPUO et seront disponibles à la réunion générale annuelle des membres.

4.2.2 Les formulaires remplis doivent contenir le nom du candidat et la signature de deux autres membres en règle.

4.3 Aucune ressource de l'APTPUO ne doit être utilisée aux fins de toute campagne électorale individuelle ou à l'endossement de toute campagne individuelle ou toute campagne de listes de candidats. Les membres faisant campagne pour le Conseil doivent s'assurer que toute déclaration soit honnête et exacte

4.4 Le modérateur aura le pouvoir de faire et d'appliquer les lignes directrices justes et neutre pour les élections afin de s'assurer que les élections soient conformes aux bonnes pratiques électorales.

4.5 À la réunion annuelle des membres, le modérateur doit informer les membres présents des postes à pourvoir, les membres ayant déjà soumis leur candidature pour ces postes (le cas échéant) et doit demander des candidatures supplémentaires, après quoi le modérateur déclare alors les mises en candidatures terminées.

4.6 Chaque candidat doit avoir le droit de parler pendant trois minutes. L'ordre sera déterminé par le modérateur par tirage au sort

4.7 Le vote doit être par scrutin secret par les membres à l'Assemblée générale présents au moment du vote seulement. Le modérateur sera responsable de la remise, de la collecte et du dépouillement des bulletins de vote. Chaque candidat peut désigner un scrutateur pour observer le dépouillement des bulletins de vote.

4.8 Le modérateur doit annoncer les noms des membres élus et les noms des substituts

4.9 Les bulletins de vote seront gardés par le modérateur et détruits quatorze jours après l'élection, à moins qu'une plainte électorale ne soit déposée. Dans le cas d'une plainte électorale, les bulletins de vote seront détruits dès que le comité ad hoc d'enquête rend sa décision.

5. COMITÉS

5.1 le Conseil d'administration doit créer les termes de référence pour tous les comités, y compris les comités ad hoc.

5.2 le mandat de tout comité et toute autre instance constituée par l'APTPUO comprendra, tacitement ou explicitement, la disposition suivante :

« Le Comité doit être conscient et sensible aux questions de conflits d'intérêts et de partialité. Un membre du Comité qui perçoit une question d'un possible conflit d'intérêts ou d'une partialité les concernant ou concernant un autre membre, s'il découle d'une participation personnelle ou autre, devra la soulever. La question doit alors être discutée et résolue par les autres membres du Comité qui peut ordonner au membre de s'absenter de la discussion, peut imposer une limitation spécifique sur la participation du membre, ou peut conclure qu'aucune action ne doit être prise. »

6. FINANCES

6.1 Tous les fonds de l'APTPUO doivent être placés dans des institutions canadiennes reconnues et assurées. Le compte d'exploitation principal de l'APTPUO sera tenu dans une institution à une distance raisonnable du campus de l'Université d'Ottawa.

6.2 Les paiements de l'APTPUO se feront par chèque. Deux signatures sont requises sur chaque chèque.

6.3 L'exercice financier de l'APTPUO sera du 1er novembre d'une année au 31 octobre de l'année civile suivante.

6.4 Le Conseil d'administration décide des trois signataires autorisés, dont l'un sera le trésorier.

6.5 Toute dépense non-prévue au budget de plus de 500 CAD devra être autorisée à l'avance

6.6 Le CA doit faire faire une vérification financière externe chaque année

7. Assemblées générales des membres

7.1 Les Assemblées générales des membres se tiendront conformément à l'Article VII de la Constitution de l'APTPUO

7.2 Les demandes pour une Assemblée générale extraordinaire des membres doit être soumises par écrit et signées par au moins cinquante membres en règle